Vedtægter for Vandfællesskabet i Odsherred
§ 1 Navn og hjemsted
Foreningens navn er “Vandfællesskabet i Odsherred” – forkortet ”VIO”. Dens hjemsted er Odsherred Kommune.
§ 2 Formål
Foreningens formål er at udvikle og styrke vandforsyningerne i Odsherred i forhold til fremtidens udfordringer.
Foreningen repræsenterer medlemmerne i forhold af fælles interesse ved dels at være et koordinerende kontaktorgan og dels at være forhandlingspartner på vegne af medlemmerne i forhold til offentlige myndigheder f. eks. med henblik på:
- Beredskabsplaner
- Indsatsplaner
- Vandforsyningsplaner
- Kildepladsbeskyttelse
- Vandindvinding
- Vandforsyning i det åbne land
- Regulativer
Foreningen kan forhandle og indgå fælles indkøbsaftaler, ligesom foreningen kan afholde kurser, temadage, ERFA/netværksmøder m.v. for medlemmerne.
Foreningen kan derudover bistå medlemmerne i spørgsmål af administrativ, teknisk og økonomisk art.
Indgående bindende aftaler skal inden indgåelse ratificeres af de enkelte medlemmer.
§ 3 Medlemmer
Enhver vandforsyning i Odsherred Kommune er berettiget til at være medlem. Udmeldelse kan kun effektueres pr. 31/12 ved skriftlig at meddele dette senest d. 30/9 samme år. Udmeldte medlemmer har intet økonomisk krav på foreningen, og foreningen har intet krav mod det udtrædende medlem bortset fra et eventuelt ubetalt kontingent.
§ 4 Repræsentantskabet
Repræsentantskabet er den øverste myndighed i alle foreningens anliggender. Repræsentantskabet består af to bestyrelsesmedlemmer fra hvert medlem (vandforsyning) samt to ledende medarbejdere fra Odsherred Forsyning. Øvrige medlemmer af bestyrelserne kan deltage i repræsentantskabets møder uden stemmeret.
Repræsentantskabet afholder et årligt møde i 1. kvartal. Mødet indkaldes via e-mail til medlemmerne af repræsentantskabet, bestyrelsesformænd og vandværkets mailadresse med mindst 4 ugers varsel.
Dagsorden skal medfølge indkaldelsen. Dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent.
- Valg af stemmetællere
- Bestyrelsens beretning
- Aflæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse (kasserer)
- Behandling af indkomne forslag
- Forelæggelse af kontingent og budget med tilhørende aktivitetsplan for det kommende år til godkendelse
- Valg af repræsentanter til foreningens bestyrelse
- Valg af 3 suppleanter
- Valg af 2 revisorer blandt medlemmerne
- Valg af 2 medlemmer til Grundvandsråd
- Valg af medlemmer til Vandfællesskabet Nordvestsjælland (VN)
- Eventuelt
Forslag til behandling skal være fremkommet til formanden skriftligt senest 2 uger før repræsentantskabsmødet. Forslag sendes til repræsentanterne senest 1 uge før repræsentantskabsmødet.
Ekstraordinære repræsentantskabsmøder afholdes, når bestyrelsen skønner det fornødent, eller når repræsentanterne fra mindst 30% af medlemmerne indgiver skriftlig begæring derom til foreningens formand, ledsaget af forslag til dagsorden. Sådanne møder, som skal afholdes senest 6 uger efter indgivelsen af begæringen, indkaldes af bestyrelsen på samme måde som det ordinære repræsentantskabsmøde.
Referat fra repræsentantskabsmøder underskrives af dirigenten. Kopi sendes pr. mail til medlemmerne af repræsentantskabet, bestyrelsesformænd og vandværkets mailadresse senest 14 dage efter mødets afholdelse.
§ 5 Afstemninger
Hver repræsentant har 1 stemmer. En repræsentant kan stemme med skriftlig fuldmagt fra en repræsentant fra eget medlem (vandværk).
Møderne ledes af en på mødet valgt dirigent, der afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde og stemmeafgivning. Alle beslutninger på et repræsentantskabsmøde træffes ved almindelig stemmeflerhed.
Enhver repræsentant kan kræve skriftlig afstemning.
En vedtægtsændring kan besluttes ved et repræsentantskabsmøde og kræver, at mindst 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer er til stede, og at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Er repræsentantskabsmødet ikke beslutningsdygtigt, skal bestyrelsen, såfremt mindst 2/3 af de på mødet afgivne stemmer er for forslag om vedtægtsændring, inden 6 uger indkalde til et nyt møde, hvor forslaget kan vedtages med 3/4 af de afgivne stemmer uanset antal fremmødte.
Regler for afstemning om opløsning af foreningen fremgår af §10.
§ 6 Regnskab
Regnskabsåret løber fra 1. januar til 31. december. Medlemskontingent fastsættes i et takstblad, der behandles af repræsentantskabet. Kontingent forfalder til betaling i 2. kvartal.
Kassebeholdningen indsættes på en konto i et af bestyrelsen godkendt pengeinstitut.
Der kan meddeles prokura til kassereren, der forestår al økonomisk administration på almindelig anerkendt, forsvarlig og overskuelig måde.
Regnskabet revideres af de medlemsvalgte revisorer.
§ 7 Bestyrelsen
Bestyrelsen vælges af repræsentantskabet. Bestyrelsen består af 7 medlemmer. Gruppe 1 og 3 vælger 2 repræsentanter for 2 år ad gangen idet et medlem pr. gruppe årligt er på valg. Gruppe 2 vælger 3 repræsentanter for 2 år ad gangen, idet en repræsentant er på valg i lige år og to repræsentanter er på valg i ulige år. Alle valg sker i egen grupper.
- Gruppe 1: Medlemmer med indvinding mellem 0-50.000 m3 pr. år
- Gruppe 2: Medlemmer med indvinding mellem 50.001 og 150.000 m3 pr. år
- Gruppe 3: Medlemmer med indvinding over 150.001 m3 pr. år
Der kan kun vælges en repræsentant fra hvert medlem (vandværk) til bestyrelsen.
Herudover vælges hvert år tre suppleanter, en til hver gruppe, som ved utidig afgang fra bestyrelsen indtræder i det afgående bestyrelsesmedlems resterende valgperiode. Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøder uden stemmeret. Valg sker i egen gruppe.
Genvalg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter kan finde sted.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær.
Bestyrelsesmøder afholdes efter formandens bestemmelse eller når to medlemmer af bestyrelsen ønsker dette. Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden for bestyrelsens arbejde.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer er til stede. Ved stemmelighed vægter formandens stemme med 2.
Der skrives referat fra alle bestyrelsens mødeaktiviteter. Kopi sendes pr. mail til repræsentanterne senest 14 dage efter mødets afholdelse.
Bestyrelsen kan inden for budgettet antage lønnet medhjælp.
§ 8 Arbejdsgrupper
Der etableres et Teknisk Forum som fast arbejdsgruppe, som ud over at løse konkrete opgaver bistår bestyrelsen og repræsentantskabet indenfor vandværksteknik. Gruppen kan bestå af driftsansvarlige bestyrelsesmedlemmer, lønnet personale og eventuelt eksterne eksperter.
Endvidere etableres arbejdsgrupper efter behov, bl.a. til indfrielse af repræsentantskabets opstillede aktivitetsmål. Det er bestyrelsens ansvar at etablere og koordinere gruppernes arbejde. Arbejdsgrupperne refererer til bestyrelsen om fremdrift og målopfyldelse. Alle medlemmer af foreningen kan deltage i arbejdsgrupperne.
På repræsentantskabsmødet godkendes et årshjul for gruppernes arbejde.
§ 9 Tegningsret
Foreningen tegnes af formanden i forening med et bestyrelsesmedlem.
§ 10 Opløsning
En opløsning kan besluttes ved et repræsentantskabsmøde og kræver, at mindst 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer er til stede, og at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Er repræsentantskabsmødet ikke beslutningsdygtigt, skal bestyrelsen, såfremt mindst 2/3 af de på mødet afgivne stemmer er for forslag om opløsning af foreningen, inden 6 uger indkalde til et nyt møde, hvor forslaget kan vedtages med 3/4 af de afgivne stemmer uanset antal fremmødte.
Forinden endelig opløsning kan finde sted, skal der tages stilling til fordeling af foreningens formue/gæld.
Således vedtaget på stiftelsesmøde den 9. marts 2019